Obowiązek wdrożenia KSEF – co warto wiedzieć?  

Faktury elektroniczne są już codziennością w większości firm i zazwyczaj wystawiane są za pomocą specjalnych programów. Żeby jednak móc sporządzić fakturę ustrukturyzowaną, należy przystąpić do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Ten program teleinformatyczny to system należący do Ministerstwa Finansów, który choć obecnie jest jeszcze nieobowiązkowy, to już niedługo każda firma będzie musiała do niego przystąpić. Co warto wiedzieć na temat obowiązku wdrożenia w swoim przedsiębiorstwie KSeF, a także na temat funkcjonowania tego systemu? Podpowiadamy.

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to kolejny krok poczyniony przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest uszczelnienie systemu podatkowego VAT. Jest to system komputerowy, który umożliwia generowanie, a także udostępnianie dokumentów, jakimi są faktury ustrukturyzowane, czyli takie, które posiadają numer nadany im przez ten system. Wyróżniają się one również ustrukturyzowaną formą, dzięki czemu ułatwiają odczytywanie ważnych informacji zarówno firmom, jak i klientom ze względu na ich jednolity wygląd. 

Krajowy System e-Faktur może być połączony z systemem fakturowania i księgowości, dzięki czemu firmy mogą odbierać takie faktury przez systemy księgowe, a także przesyłać je przez swój system sprzedaży, jeżeli tylko oprogramowanie takie dołączyło już do KSeF, Głównym celem Krajowego Systemu e-Faktur jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego miejsca.

Do kogo skierowany jest obowiązek wdrożenia KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktur firmy mogą korzystać już od stycznia 2022 roku, jednak do tej pory było to działanie dobrowolne, które przynosiło im jednak szereg korzyści. Wiadomo, że Krajowy System e-Faktur to oprogramowanie, z którego będą musiały korzystać wszystkie firmy. Obowiązek ten miał wejść od 1 lipca 2024 roku jednak Ministerstwo Finansów ogłosiło, że w 2024 roku KSEF nie będzie jeszcze obowiązkowy. 

Dlaczego warto korzystać z KSeF?

Mimo że Krajowy System e-Faktur już niedługo będzie obligatoryjnym rozwiązaniem dla wszystkich firm, to jednak przedsiębiorcy mogą dołączyć do tego programu nieco wcześniej. Krajowy System e-Faktur to oprogramowanie, które choć zostało stworzone przede wszystkim, aby zmniejszyć lukę vatowską i zwiększyć kontrolę wystawianych faktur to jednak oferuje pewne korzyści dla przedsiębiorców. Dlaczego warto korzystać z KSeF? Przede wszystkim koszty związane z wdrożeniem obowiązkowego systemu KSeF w firmach są traktowane jako nakłady na badania i rozwój, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą skorzystać z ulgi podatkowej. Dodatkowo wprowadzenie jednolitej ustrukturyzowanej faktury w obrocie gospodarczym w Polsce automatyzuje procesy księgowe, oszczędzając czas i koszty w przedsiębiorstwach. Firmy, które korzystają z KSeF nie mają obowiązku przechowywania faktur i wystawiania ich duplikatów, a dodatkowo mogą liczyć na skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Materiał zewnętrzny