Nowe wcielenie EMAS

Pod koniec ubiegłego roku opublikowano Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylające rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE, nazywane w skrócie rozporządzeniem EMAS III.

Przepisy tego aktu prawnego weszły w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, tj. 11 stycznia 2010 r. Warto przypomnieć, że we wspólnotowym systemie prawnym rozporządzenia mają bezpośrednie zastosowanie w państwach członkowskich bez potrzeby transpozycji do prawodawstwa krajowego.

EMAS w pigułce

Organizacje, które planują rejestrację w systemie EMAS, zobowiązane są do przeprowadzenia przeglądu środowiskowego, wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego, przygotowania deklaracji środowiskowej, jak i do poddania się niezależnej ocenie akredytowanego weryfikatora środowiskowego zarówno systemu zarządzania środowiskowego, jak i deklaracji środowiskowej.

Organizacje, które planują rejestrację w systemie EMAS, są zobowiązane do:

  • przeprowadzenia przeglądu środowiskowego,
  • wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego,
  • przygotowania deklaracji środowiskowej,
  • poddania niezależnej ocenie akredytowanego weryfikatora środowiskowego zarówno systemu zarządzania środowiskowego, jak i deklaracji środowiskowej.

Spełniwszy te wymagania, organizacja składa stosowny wniosek do regionalnego dyrektora ochrony środowiska (będącego tzw. organem właściwym). Dokonuje on oceny przedłożonych dokumentów, kontaktuje się z innymi organami administracji w celu sprawdzenia, czy nie ma dowodów na działanie podmiotu niezgodne z wymaganiami prawnymi dotyczącymi ochrony środowiska. W przypadku pozytywnej oceny organizacja jest wpisywana kolejno do rejestru regionalnego, krajowego i ostatecznie wspólnotowego. Od momentu wpisania do rejestru krajowego może ona posługiwać się logo EMAS, które z założenia ma pomagać w budowaniu jej pozytywnego wizerunku. Rejestracja musi być corocznie odnawiana.

Podstawowe zasady funkcjonowania systemu pozostają niezmienne od 1993 r., kiedy opublikowano pierwsze rozporządzenie EMAS. Rejestracja w systemie EMAS jest dobrowolna, ale państwa członkowskie są zobowiązane do zapewnienia infrastruktury instytucjonalnej umożliwiającej tę czynność. Od 2001 r. wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego są tożsame z wymaganiami normy międzynarodowej ISO 14001. Rozporządzenie EMAS nakłada jednak pewne dodatkowe obowiązki. Dlatego też zarejestrowane organizacje są zobowiązane do spełniania nieco wyższych standardów niż w przypadku organizacji certyfikowanych na zgodność z ISO 14001.

Rozporządzenie EMAS III wprowadza pewne zmiany, będące efektem okresowej weryfikacji wpisanej w założenia jego wcześniejszej wersji. Część modyfikacji jest czysto formalna, doprecyzowująca zapisy. Niektóre zmiany mają charakter systemowy, istotny dla sposobu funkcjonowania EMAS w kraju. Dotyczy to przede wszystkim zapisów, które znajdowały się w decyzjach Komisji Europejskiej (KE) zawierających modyfikacje na potrzeby rozporządzenia EMAS II. Obecnie zrezygnowano z większości z nich, a ich treść przeniesiono do rozporządzenia EMAS III. Wiele z wprowadzonych zapisów miało na celu doprecyzowanie wymagań w taki sposób, aby organizacje zarejestrowane w EMAS faktycznie osiągały ponadprzeciętne wyniki w ochronie środowiska. Założono zwiększoną pomoc dla organizacji (szczególnie małych) ze strony KE oraz państw członkowskich. Opublikowanie rozporządzenia EMAS III wpłynie zarówno na organizacje już będące w systemie, jak i starające się o pierwszą rejestrację. Konieczna stanie się też przebudowa krajowego systemu EMAS. Obecnie trwa okres przejściowy. Zgodnie z zapisami art. 51 znowelizowanego rozporządzenia, organy właściwe oraz krajowe jednostki akredytujące ustanowione zgodnie z jego wcześniejszą wersją kontynuują swoją działalność, a zarejestrowane organizacje pozostają w rejestrze EMAS. Pełne dostosowanie się do wymagań EMAS III musi nastąpić do 11 stycznia 2011 r.

Pełne dostosowanie się do wymagań EMAS III musi nastąpić do 11 stycznia 2011 r.

Nowe pojęcia

Najistotniejszą zmianą dla organizacji jest wprowadzenie do przepisów rozporządzenia EMAS III pojęcia: najlepsze praktyki zarządzania środowiskowego.Zdefiniowano je jako: „najskuteczniejszy sposób wdrażania systemu zarządzania środowiskowego przez organizacje w danym sektorze, dzięki któremu przy danych warunkach gospodarczych i technicznych można osiągnąć najlepsze efekty działalności środowiskowej”. Termin ten jest o tyle istotny, że Komisja Europejska została zobowiązana do opracowania dokumentów referencyjnych opisujących: najlepsze praktyki zarządzania środowiskowego, wskaźniki efektywności środowiskowej dla poszczególnych sektorów, a w stosownych przypadkach – kryteria doskonałości i systemy oceny poziomu efektów działalności środowiskowej.

Rozporządzenie EMAS III wielokrotnie przywołuje te dokumenty jako podstawę do oceny skuteczności systemów zarządzania środowiskowego i efektywności działań środowiskowych. Instrument ten przypomina dokumenty referencyjne najlepszych dostępnych technik, opracowanych na podstawie Dyrektywy nr 96/61/WE z 24 września 1996 r. w sprawie zintegrowanego zapobiegania i zmniejszania zanieczyszczeń (IPPC). Powstanie tych dokumentów w znaczący sposób ograniczy dowolność kryteriów ocen dokonywanych przez same organizacje, jak również przez weryfikatorów i organy właściwe. Może to mieć pozytywny wpływ na jakość systemów zarządzania środowiskowego, gdyż organizacje będą musiały jednoznacznie odnieść swoje wyniki do poziomu wskazywanego jako najlepszy. Termin wskaźnik efektywności środowiskowej został zdefiniowany jako „szczególny wskaźnik pozwalający na określenie efektów działalności środowiskowej organizacji”. Stosowanie wskaźników tego typu było postulowane już wcześniej, ale wprowadzona zmiana znacznie podnosi ich znaczenie. Zagadnienia związane z koniecznością odniesienia efektów działalności środowiskowej organizacji do wskaźników efektywności środowiskowej określonych w sektorowych i międzysektorowych dokumentach referencyjnych będą miały znaczący wpływ na już zarejestrowane organizacje. Będą one musiały uwzględnić to zagadnienie w swoich deklaracjach środowiskowych, tj. w publicznie dostępnych dokumentach, których opracowanie jest jednym z ważniejszych wymagań rozporządzenia EMAS.

Wprowadzono także nowe pojęcie istotnej zmiany (również zaczerpnięte z dyrektywy IPPC). Oznacza ono: „każdą zmianę w funkcjonowaniu, strukturze, administracji, procesach, działaniach, produktach lub usługach organizacji, która wywiera lub może wywierać znaczący wpływ na system zarządzania środowiskowego organizacji, na środowisko lub na zdrowie ludzkie.” Zgodnie z art. 8 rozporządzenia EMAS III, w przypadku, gdy zarejestrowana organizacja planuje wprowadzić istotne zmiany, zobowiązana jest przeprowadzić ich przegląd środowiskowy. Dopiero wtedy dokonuje się ewentualnej aktualizacji raportu z wstępnego przeglądu środowiskowego, zmian w polityce środowiskowej, programie środowiskowym i systemie zarządzania środowiskowego. Ponadto w przypadku wprowadzenia istotnych zmian organizacja jest zobowiązana do aktualizacji swojej deklaracji środowiskowej oraz poddania wszystkich wymienionych wyżej dokumentów weryfikacji i walidacji w terminie do sześciu miesięcy. Prawdopodobnie okres ten należy liczyć od daty wprowadzenia istotnych zmian, choć nie zostało to doprecyzowane.

Dla organizacji działających w skali międzynarodowej ważną zmianą wprowadzoną w art. 3 rozporządzenia EMAS III jest możliwość rejestracji w systemie instytucji spoza państw Unii Europejskiej. W ramach tzw. rejestracji zbiorowej umożliwiono rejestrację pod jednym numerem podmiotów posiadających obiekty w więcej niż jednym kraju należącym do Wspólnoty, a także w państwach trzecich. W krótkoterminowej perspektywie może to spowodować zmniejszenie liczby organizacji w ewidencji, gdyż może nastąpić integracja rejestracji działających w ramach jednej struktury w kilku państwach członkowskich. Dotychczas części organizacji funkcjonujące w różnych krajach musiały być rejestrowane oddzielnie.

Deklaracja środowiskowa

W art. 6 rozporządzenia EMAS III znalazły się przepisy zmieniające wymagania co do sposobu publicznego udostępniania przez organizacje ich deklaracji środowiskowych. Dopuszczono możliwość udostępniania deklaracji wyłącznie na wniosek zainteresowanego lub za pośrednictwem stron internetowych. Wcześniej niezbędnym warunkiem rejestracji było opublikowanie wersji drukowanej deklaracji. Obecnie wersja elektroniczna może być jedyną dostępną dla opinii publicznej formą. Dlatego organizacje zobowiązane są do określenia sposobu, w jaki zapewniają publiczny dostęp do informacji i zawiadomienia o tym organu właściwego we wniosku rejestracyjnym. Deklaracja środowiskowa lub jej aktualizacja musi być publicznie udostępniona nie później niż miesiąc od rejestracji lub jej odnowienia.

Małe organizacje

Chcąc zachęcić małe organizacje do rejestracji w EMAS, w art. 7 znowelizowanego rozporządzenia określono zakres odstępstw od ogólnych zasad, z których mogą one skorzystać. Wyjątki te dotyczą głównie częstotliwości wykonywania weryfikacji i walidacji deklaracji środowiskowej. Aby mała organizacja mogła z nich skorzystać, weryfikator musi potwierdzić, że zostały spełnione wszystkie z warunków, którymi są: niewystępowanie znaczącego zagrożenia dla środowiska, brak planów wprowadzenia istotnych zmian i nieprzyczynianie się do znaczących lokalnych problemów środowiskowych. Po uzyskaniu pozytywnej opinii weryfikatora instytucja składa stosowny wniosek do właściwego organu. Nawet w przypadku uzyskania zgody na zmniejszenie częstotliwości walidacji zaktualizowanej deklaracji środowiskowej, organizacja jest zobowiązana przedkładać ją właściwemu organowi corocznie.

Logo i rejestracja

W rozporządzeniu EMAS III zrezygnowano z wersji logo przeznaczonej wyłącznie do oznaczania zwalidowanych (czyli zatwierdzonych pod kątem rzetelności) przez weryfikatora informacji. Zarejestrowane organizacje będą stosować tylko jeden wzór logo przedstawiony w załączniku V do tego rozporządzenia. W przypadku zarejestrowanej organizacji zawsze jest ono opatrzone numerem rejestracyjnym. W związku z wprowadzonymi zmianami wszystkie zarejestrowane organizacje będą musiały zweryfikować swój sposób wykorzystania logo EMAS i dostosować go do przepisów najnowszej wersji rozporządzenia.

W zakresie procedury rejestracji również wprowadzono kilka zmian. W art. 5 rozporządzenia EMAS III nałożono obowiązek załączenia do wniosku o rejestrację lub jej przedłużenie oświadczenia o weryfikacji przeprowadzonej zgodnie z wymaganiami tego aktu prawnego, rzetelności informacji podanych w deklaracji środowiskowej oraz braku dowodów na niezgodność z prawem. Dokładną treść tego oświadczenia określa załącznik VII. Ponadto w art. 15 rozporządzenia EMAS III skrócono z trzech do dwóch miesięcy okres karencji w egzekwowaniu obowiązku przedłożenia organowi właściwemu dokumentów niezbędnych do odnowienia deklaracji. W ustępie 5 tego artykułu pojawiły się ważne stwierdzenia, precyzujące postępowanie organu właściwego w przypadku otrzymania od organu egzekwowania prawa raportu o niedostosowaniu się przez zarejestrowaną organizację do przepisów dotyczących środowiska. Podejmując decyzję o zawieszeniu rejestracji lub usunięciu organizacji z ewidencji, organ właściwy powinien wziąć pod uwagę szereg okoliczności. Należą do nich skutki dla środowiska spowodowane niewypełnieniem przez organizację warunków, możliwość przewidzenia niezgodności, wcześniejsze przypadki łamania wymagań oraz szczególną sytuację danej organizacji. Praktyczne znaczenie tych zmian ujawni się po wprowadzeniu modyfikacji do procedury rejestracji opracowywanej przez generalnego dyrektora ochrony środowiska.

Zagadnieniem, które już wzbudziło kontrowersje interpretacyjne wśród zarejestrowanych organizacji, są przepisy przejściowe. Zgodnie z art. 51 od 11 stycznia 2010 r. każda kolejna weryfikacja musi być prowadzona zgodnie z rozporządzeniem EMAS III. Jednak zarejestrowane organizacje, których weryfikacje zaplanowane zostały w terminie do 11 lipca 2010 r., mogą przesunąć ich wykonanie maksymalnie o sześć miesięcy. Skorzystanie z tego udogodnienia wymaga zgody weryfikatora środowiskowego oraz przekazania informacji o tym właściwemu organowi rejestrującemu, tj. regionalnemu dyrektorowi ochrony środowiska. Niedotrzymanie tego obowiązku może skutkować zawieszeniem rejestracji lub usunięciem z systemu EMAS.

W przypadku podjęcia przez zarejestrowaną organizację decyzji o przesunięciu kolejnej weryfikacji o sześć miesięcy, okres ten należy liczyć od ostatniego dnia poprzedniej. Przykładowo, jeśli ostatnia weryfikacja organizacji skończyła się 20 czerwca 2009 r., następna powinna odbyć się do 20 czerwca 2010 r. Jednak termin ten nie może być późniejszy niż 20 grudnia 2010 r., czyli 18 miesięcy, licząc od ostatniego dnia wcześniejszej weryfikacji. Na datę kolejnej nie ma wpływu termin podpisania przez weryfikatora deklaracji środowiskowej czy wpisania do rejestru regionalnego lub krajowego.

Zmiany wymagające działań administracji

Rozporządzenie EMAS III przewiduje udogodnienia dla organizacji zainteresowanych rejestracją w systemie. Zgodnie z art. 32 tego aktu prawnego ułatwienia te obejmują pomoc w utrzymaniu zgodności z wymaganiami prawnymi. W pierwszej kolejności związane jest to z dostępem do informacji o tych wymaganiach. Organy egzekwowania prawa – w Polsce przede wszystkim Inspekcja Ochrony Środowiska – będą zobowiązane do odpowiadania na pytania przynajmniej małych organizacji, wyjaśniając wymagania prawne i wskazując sposoby ich spełnienia. W uzupełnieniu do bezpośredniej pomocy informacyjnej rozporządzenie EMAS III podkreśla wagę stworzenia przez państwa członkowskie ułatwień systemowych, zachęcających do rejestracji w EMAS. W art. 37 wymieniono m.in. zmniejszenie lub uproszczenie niektórych wymagań prawnych w stosunku do zarejestrowanych oraz uwzględnienie rejestracji w zamówieniach publicznych.

Poza planowanymi udogodnieniami rozporządzenie EMAS III zawiera również pewne elementy podnoszące wiarygodność rejestracji. Jednym z nich jest obowiązek bieżącego informowania organów właściwych przez te egzekwujące prawo o przypadkach niezgodnej z przepisami prawnymi działalności zarejestrowanych organizacji. Również jednostki akredytujące weryfikatorów środowiskowych zostały zobowiązane do informowania organów właściwych o nieprawidłowej pracy tych osób. Po otrzymaniu takiej wiadomości organ właściwy może podjąć decyzję o zawieszeniu lub usunięciu organizacji z rejestru.

Obecnie nie można jeszcze w pełni ocenić praktycznego wymiaru zmian wymagających działań administracji. Ich realny wpływ na sposób funkcjonowania systemu EMAS w Polsce zależeć będzie od przyjętych rozwiązań praktycznych. Część z nich wiąże się ze zmianami ustawowymi. Przy tej okazji należałoby uwzględnić doświadczenia zdobyte w ciągu pięciu lat funkcjonowania EMAS w Polsce. Ważne, aby wprowadzone modyfikacje miały charakter kompleksowy, tj. w pełni uwzględniający zapisy rozporządzenia EMAS III oraz mankamenty systemu wskazywane przez organizacje, które przeszły proces rejestracji. Czasu na podjęcie tych ważnych kroków jest coraz mniej – termin dostosowania się do zmian upływa 11 stycznia 2011 r.

Polskie Forum ISO 14000 przedstawiło ministrowi środowiska i generalnemu dyrektorowi ochrony środowiska propozycję współpracy przy opracowaniu koncepcji niezbędnych zmian związanych z funkcjonowaniem systemu EMAS w Polsce. Zapraszamy do zgłaszania propozycji modyfikacji i komentarzy na ten temat na forum dyskusyjnym dostępnym na stronie www.pfiso14000.org.pl

Robert Pochyluk, prezes Stowarzyszenia Polskie Forum ISO 14000, dyrektor serwisu eko-net.pl

Opublikowano: Ecomanager Numer 4/2010 (05)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *