ASRP w SZŚ

Międzynarodowe Forum Akredytacyjne opublikowało dokument dotyczący zaawansowanych procedur audytów nadzoru i recertyfikacji. Opisano w nim warunki wdrożenia i realizacji audytów typu ASRP (ang. Advanced Surveillance and Recertification Procedures), m.in. w systemach zarządzania środowiskowego (SZŚ).

Dokument IAF MD 3:20081 obowiązuje firmy certyfikujące. Ma on charakter otwarty, gdyż określa minimalny poziom wymagań, który może być przez niepodwyższony pod warunkiem, że w nieuzasadniony sposób nie ograniczy to dostępu audytowanej organizacji do stosowania ASRP. Implementacja metody wymaga zgody krajowej jednostki akredytującej. Na wydawanych certyfikatach SZŚ nie można wyszczególniać obszarów audytowanych wg ASRP2. Realizacja tego typu audytów przez organizacje certyfikujące musi być spójna z wymaganiami normy ISO 17021.

Minimalny poziom wymagań

Audyty ASRP mogą być przeprowadzane tylko w dojrzałych i skutecznych SZŚ. By móc stosować zaawansowaną procedurę wykonywania audytów nadzoru i recertyfikacji, firma certyfikująca musi najpierw wykazać jednostce akredytującej, że prowadzi program certyfikacji dla systemu zarządzania środowiskowego, przez co najmniej jeden pełny cykl audytów (minimum trzy lata wg wymagań ISO/IEC 17021). Jest to minimalny stopień dojrzałości SZŚ. Oznacza to, że proces audytów wg ASRP można najwcześniej zrealizować w czwartym roku certyfikacji (po certyfikacji oraz pierwszym i drugim audycie nadzoru) – podczas recertyfikacji. Oceny stopnia spełnienia kryteriów kwalifikacyjnych w audytowanym systemie zarządzania można więc dokonać pod koniec trzyletniego cyklu certyfikacji (po drugim audycie nadzoru – przed audytem recertyfikacyjnym).

Minimalnie kryteria skuteczności SZŚ, przez analogię do Karty Zrównoważonych wyników BSC, można przedstawić z dwóch perspektyw – audytowanej organizacji oraz instytucji certyfikującej.

W przypadku audytowanej organizacji wszystkie niezgodności zidentyfikowane podczas pełnego trzyletniego cyklu certyfikacji, poprzedzającego stosowanie ASRP, muszą być zamknięte (skutecznie zrealizowane działania korygujące i zapobiegawcze). W tym okresie SZŚ musi być też zgodny z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi, a audytowane organizacje nie mogą być obciążone sankcjami, nałożonymi przez właściwe organy administracji państwowej (np. WIOŚ) lub samorządowej. Oznacza to wymóg 100% zgodności z prawem w czasie trzyletniego cyklu przed ASRP (identycznie jak w systemie ekozarządzania i audytu EMAS3 konieczne jest pełne wdrożenie mających zastosowanie wymagań prawnych oraz brak dowodów na naruszenie prawa ochrony środowiska). Audytowana organizacja musi też uzgodnić z jednostką certyfikującą odpowiednie wskaźniki do bieżącej oceny/monitorowania skuteczności audytowanego systemu zarządzania4. Na ich podstawie organizacja musi w trakcie audytów ASRP wykazać, że osiąga zaplanowane, mierzalne cele środowiskowe. W SZŚ wskaźniki muszą uwzględniać zdolność firmy do skutecznej realizacji celów i zadań (programów), związanych z jej aspektami środowiskowymi, wg wymagań prawnych i innych – w obszarze zapobiegania zanieczyszczeniom i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania organizacją (w tym SZŚ).

Perspektywa instytucji certyfikującej

Przed każdym nowym zastosowaniem ASRP, w każdej audytowanej wg tej procedury organizacji, instytucja certyfikująca musi o tym poinformować jednostkę akredytującą. Ma ona także obowiązek zapewnienia możliwości wyegzekwowania od audytowanego dostępu do informacji dotyczących oceny zgodności działalności firmy z prawem ochrony środowiska, podczas jej komunikowania się z zainteresowanymi stronami, w tym z upoważnionymi na mocy prawa organami administracji państwowej i samorządowej (p. 4.5.2 normy ISO 140015). W celu walidacji uzyskanych informacji „środowiskowych” instytucja certyfikująca musi uzgadniać z audytowaną organizacją zasady polityki bezpieczeństwa i zapewnienia procedury poufności danych uzyskiwanych bezpośrednio. Ponadto ma ona obowiązek zweryfikowania takiego sposobu koordynowania i zintegrowania procesu audytu wewnętrznego firmy z innymi procesami, aby zapewniał on ocenę skuteczności całego SZŚ, a nie tylko ocenę zgodności z wymaganiami jego poszczególnych części składowych (zasada kompleksowości). Instytucja certyfikująca powinna także zapewnić możliwość wyegzekwowania ustaleń kontraktowych z certyfikowaną firmą, związanych z koniecznością rozszerzenia zakresu audytów oraz zwiększenia ich częstotliwości i czasu trwania – w przypadku obniżenia jej zdolności do osiągania uzgodnionych, mierzalnych celów środowiskowych. Program audytów ASRP dla systemu zarządzania środowiskowego winien być opracowany wg wymagań rozdziału 7.3 Projektowanie i rozwój normy ISO 9001.

Projektowanie audytów ASRP

Częstości i czasy trwania audytów określa IAF MD 5:2009 „Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS”1. Jeśli jednostka certyfikacyjna tak zaprojektowała program audytów ASRP, że czas audytu skrócono poniżej 70% czasu bazowego wg IAF MD 5:2009, to musi uzyskać na to zgodę jednostki akredytującej (np. PCA, DAkkS, UKAS). Z kolei sposób audytowania firm, posiadających wiele lokalizacji wg IAF MD 1:2007 opisano w „Dokumencie obowiązkowym IAF dotyczącym zasad próbkowania w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych”1. Tak określona, reprezentatywna próbka audytowanych procesów SZŚ musi odnosić się co najmniej do działań audytowych w obszarach związanych m.in. z: rozmowami z najwyższym kierownictwem i jego przedstawicielem (systemy zintegrowane) lub przedstawicielami (system autonomiczny), oceną danych wejściowych i wyjściowych oraz pochodzących z przeglądu SZŚ, włącznie z oceną zdolności organizacji do osiągania ustalonych celów środowiskowych, przeglądem planów działań korygujących i zapobiegawczych wraz z oceną skuteczności ich realizacji, a także wszystkimi wymaganiami normy ISO 17021 i mającymi zastosowanie przepisami branżowymi, związanymi z audytowanymi obszarami/procesami/wyrobami firmy. Jednostka certyfikująca musi umieć wykazać, że firma została zakwalifikowana do projektu programu audytów ASRP i spełnia kryteria kwalifikacyjne.

Efekty

Każdy zaprojektowany program audytów ASRP, powinien uwzględniać co najmniej: stopień wykorzystania przez jednostkę certyfikującą wyników audytów wewnętrznych audytowanej organizacji oraz przeglądu jej SZŚ, ocenę kryteriów audytów wewnętrznych organizacji wg ISO 190116, wraz z zasadami oceny i wyboru jej audytorów oraz procesów do audytowania, a także ocenę kryteriów monitorowania i akceptacji kompetencji audytorów wewnętrznych audytowanej organizacji – na podstawie wyników wykonanych przez nich audytów. Ponadto bierze się pod uwagę kryteria zarządzania przez jednostkę certyfikacyjną bieżącym planem audytu – w zależności od zdolności firmy do osiągania ustalonych celów – wyszczególnienie obligatoryjnie audytowanych przez jednostkę elementów SZŚ podczas trzyletniego cyklu audytów nadzoru i recertyfikacji oraz wykaz szczególnych kompetencji audytorów i ekspertów technicznych jednostki.

Skuteczność i efektywność

Zgodnie z dokumentem obowiązkowym IAF MD 3:20081, celem ASRP jest: „dostarczenie organizacjom, które mają potwierdzone wyniki działalności i równocześnie utrzymują wiarygodność posiadanych, akredytowanych certyfikatów systemów zarządzania, bardziej skutecznych i efektywnych auditów”. Oznacza to, że celem ASRP jest umożliwienie realizacji bardziej skutecznych i efektywnych audytów zewnętrznych dla autonomicznych/zintegrowanych SZJ i SZŚ.

O skutecznym audycie mówimy wtedy, gdy zrealizowano założone cele i działania oraz osiągnięto zaplanowane wyniki (proces audytu był zgodny z procedurą, programem i planem). Z kolei audyt efektywny to taki, który generuje wartość dodaną dla klienta. Jego wyniki mogą być wykorzystane przez audytowaną organizację do doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego i tworzących go kluczowych procesów. W ISO 14001 odnosi się to m.in. do kluczowych charakterystyk operacji, mających znaczący wpływ na środowisko oraz związanych z nimi aspektów i wymagań prawnych.

ASRP umożliwia także zwiększenie efektywności audytów przez redukcję ich zasobów osobowych i czasowych, a także obniżkę związanych z tym kosztów (zasobów finansowych). Jest to jednak możliwe tylko w dojrzałych oraz skutecznych SZŚ. Wytyczne do oceny efektywności środowiskowej i związanych z nią wskaźników EPI w obszarach działalności zarządczej (MPI) i operacyjnej (OPI) zapisano w wytycznych ISO 140317.

Źródła

1. www.pca.gov.pl.

2. Krawczyk L.: Zaawansowane procedury realizacji auditów nadzoru i recertyfikacji SZJ i/lub SZŚ. „Problemy jakości” 10/2010.

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylające rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE (Dz. Urz. UE L 342 z 22 grudnia 2009 r.).

4. Krawczyk L.: Wytyczne normy ISO 9004:2009. „Problemy jakości” 5/2011.

5. ISO 14001 Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania.

6. ISO 19011 Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego.

7. ISO 14031 Zarządzanie środowiskowe. Ocena efektów działalności środowiskowej. Wytyczne.

Leszek Krawczyk, pełnomocnik Zarządu ds. zintegrowanych systemów zarządzania, przewodniczący Komitetu Technicznego PKN ds. Górnictwa, Przeróbki i Analiz Rud, KGHM CUPRUM, Centrum Badawczo-Rozwojowe we Wrocławiu

Opublikowano: Ecomanager Numer 7/2012 (28)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *